Obchodní podmínky Vltavora

1. Úvodní ustanovení

Tyto obchodní podmínky upravují právní vztahy mezi společností Vltavora (dále jen „Vltavora“ nebo „Poskytovatel“) a klienty, kteří využívají její služby v oblasti organizace zážitkových a společenských akcí (dále jen „Klient“).

Obchodní podmínky jsou nedílnou součástí každé smlouvy o poskytnutí služeb, a to bez ohledu na to, zda je smlouva uzavřena písemně, elektronicky nebo jinou dohodnutou formou. Uzavřením smlouvy nebo odesláním rezervace Klient potvrzuje, že se s těmito obchodními podmínkami seznámil, rozumí jim a souhlasí s nimi.

Tyto obchodní podmínky jsou určeny pro Klienty působící v České republice a řídí se právním řádem České republiky. V případě rozporu individuální smluvní ujednání mezi společností Vltavora a Klientem mají přednost před těmito obchodními podmínkami.

2. Definice pojmů

Pro účely těchto obchodních podmínek mají dále uvedené pojmy následující význam:

• Klient – fyzická nebo právnická osoba, která s Vltavorou uzavírá smlouvu o poskytnutí služeb nebo podává rezervaci na organizaci zážitkové či společenské události.
• Služba – jakákoliv služba poskytovaná Vltavorou, zejména návrh, plánování, produkce a realizace zážitkových, společenských a tematických událostí, včetně interaktivních aktivit a zábavných programů.
• Událost – konkrétní společenská, zážitková či tematická akce organizovaná Vltavorou pro Klienta, například firemní setkání, soukromá oslava, teambuilding, tematický večer nebo interaktivní event.
• Offline pokerová zábava – společenská aktivita, při níž účastníci hrají poker v nepeněžní, zábavní formě v rámci události. Tato aktivita nemá povahu hazardu, nezahrnuje žádné sázení peněžních prostředků ani výherní mechanismy a slouží výhradně k sociální a zážitkové interakci účastníků.
• Rezervace – nezávazná nebo závazná poptávka Klienta po konkrétní službě či události, podaná prostřednictvím online formuláře, e‑mailem, telefonicky nebo jiným dohodnutým způsobem.
• Potvrzení rezervace – písemné (obvykle e‑mailové) potvrzení ze strany Vltavory, ve kterém je uveden rozsah služeb, termín, rozsah plnění a případně cena nebo cenový rámec. Potvrzením rezervace dochází k uzavření smlouvy mezi Vltavorou a Klientem, není‑li sjednáno jinak.
• Smlouva – individuální dohoda mezi Vltavorou a Klientem, ať už ve formě samostatné písemné smlouvy nebo potvrzené rezervace, která vymezuje podmínky poskytování služeb.

3. Služby a rozsah

Vltavora se specializuje na návrh, organizaci a realizaci zážitkových a společenských eventů pro soukromé osoby i firmy. Služby jsou zaměřeny na vytvoření inspirativní atmosféry, podporu setkávání, týmové spolupráce a sdílení společných zážitků.

Typicky poskytované služby mohou zahrnovat zejména:

• organizaci soukromých oslav, narozeninových setkání a rodinných událostí,
• firemní akce, teambuildingy, networkingové a komunitní večery,
• tematicky laděné společenské večery a interaktivní eventy,
• offline pokerovou zábavu v nepeněžní formě jako společenský program v rámci akce, bez jakéhokoliv prvku hazardu,
• další zábavné a interaktivní aktivity pro skupiny různé velikosti.

Služby Vltavory jsou poskytovány výhradně jako volnočasové, zážitkové a společenské aktivity. Zejména platí, že:

• Vltavora není poskytovatelem hazardních her, sázkových služeb ani jiných činností s prvkem finanční výhry.
• Při offline pokerové zábavě a dalších aktivitách nejsou účastníci motivováni finanční výhrou, neprobíhá žádné sázení peněžních prostředků a hra má výlučně společenský a zážitkový charakter.
• Jakékoliv propojení aktivit Vltavory s hazardními nebo sázkovými službami je výslovně vyloučeno a je v rozporu s těmito obchodními podmínkami.

Konkrétní rozsah a obsah služeb je vždy popsán v nabídce připravené pro Klienta a následně potvrzen v rámci rezervace nebo individuální smlouvy. Vltavora si vyhrazuje právo upravit nabídku služeb podle možností, kapacity a bezpečnostních pravidel, přičemž o podstatných změnách informuje Klienta před uzavřením smlouvy.

4. Objednání a rezervace událostí

Klient může poptávat a objednávat služby Vltavory prostřednictvím kontaktního formuláře na stránce Kontakt, rezervační stránky Rezervace, e‑mailem nebo telefonicky. Při odeslání poptávky či rezervace je Klient povinen uvést pravdivé, přesné a úplné údaje potřebné pro zpracování nabídky a následnou realizaci události.

Postup objednání a rezervace obvykle zahrnuje tyto kroky:

1. Klient zašle Vltavoře poptávku či návrh termínu a typu události včetně základních požadavků (předpokládaný počet účastníků, preferovaný program, lokalita apod.).
2. Vltavora na základě poptávky připraví nezávazný návrh řešení, případně cenový rámec a další doplňující otázky.
3. Po upřesnění požadavků Vltavora zašle Klientovi konkrétní nabídku a návrh smluvních podmínek včetně informací o platbě a storno podmínkách.
4. Smlouva je uzavřena okamžikem, kdy Klient nabídku písemně (obvykle e‑mailem) potvrdí, nebo kdy Klient uhradí zálohu podle instrukcí ve zprávě s potvrzením rezervace, není‑li sjednáno jinak.

Klient odpovídá za to, že všechny jím poskytnuté údaje jsou pravdivé, aktuální a úplné. V případě změny údajů je Klient povinen neprodleně informovat Vltavoru, aby mohlo dojít k včasné aktualizaci smluvního ujednání a organizačních detailů.

Vltavora si vyhrazuje právo rezervaci odmítnout nebo navrhnout náhradní termín či rozsah služeb v případě, že požadovaný termín či program není z kapacitních, bezpečnostních nebo jiných objektivních důvodů možný.

5. Platební podmínky

Cena za poskytované služby je stanovena individuálně podle typu a rozsahu události a je uvedena v nabídce či smlouvě mezi Vltavorou a Klientem. Všechny ceny jsou zpravidla uvedeny v českých korunách (CZK), není‑li výslovně sjednáno jinak.

Pokud není ve smlouvě sjednáno jinak, platí následující zásady platebních podmínek:

• Klient může být vyzván k úhradě zálohy na cenu služeb, a to v procentní výši uvedené v nabídce nebo smlouvě. Záloha slouží k závaznému potvrzení rezervace a zajištění kapacit.
• Doplatek ceny je zpravidla splatný před konáním události nebo na základě daňového dokladu vystaveného po skončení akce, dle dohody mezi stranami.
• Platební metody mohou zahrnovat převod na bankovní účet, případně jiné způsoby dohodnuté mezi Vltavorou a Klientem. Konkrétní údaje jsou vždy uvedeny v potvrzení rezervace nebo faktuře.
• V případě prodlení Klienta s úhradou ceny nebo její části má Vltavora právo účtovat zákonné úroky z prodlení a případně pozastavit přípravu nebo realizaci události, dokud nebude dluh uhrazen.

Klient souhlasí s vystavováním a zasíláním daňových dokladů v elektronické podobě na kontaktní e‑mail uvedený při rezervaci nebo ve smlouvě.

6. Storno podmínky a změny rezervace

Klient může sjednanou událost zrušit nebo požadovat její změnu. Vzhledem k tomu, že příprava zážitkových a společenských akcí vyžaduje značnou organizační a časovou kapacitu, uplatňují se následující zásady storno podmínek, není‑li ve smlouvě výslovně sjednáno jinak:

• při zrušení události více než 30 dní před sjednaným termínem může být účtován manipulační poplatek v přiměřené výši, zejména pokud již došlo k vynaložení nákladů na přípravu akce;
• při zrušení události 30 až 14 dní před termínem si Vltavora vyhrazuje právo účtovat storno poplatek odpovídající části sjednané ceny, a to s ohledem na již vynaložené náklady a blokaci kapacit;
• při zrušení události méně než 14 dní před termínem může být storno poplatek stanoven až do výše sjednané ceny služby.

Zrušení nebo změnu rezervace je Klient povinen oznámit písemně, obvykle e‑mailem na kontaktní adresu uvedenou v potvrzení rezervace nebo smlouvě. Pro posouzení včasnosti storna je rozhodující okamžik doručení oznámení Vltavoře.

Vltavora se vždy snaží Klientovi maximálně vyjít vstříc a v odůvodněných případech může po dohodě nabídnout náhradní termín nebo úpravu programu. Tato flexibilita je však závislá na aktuálních kapacitních a organizačních možnostech.

Vltavora je oprávněna událost zrušit nebo přesunout na jiný termín z důvodů vyšší moci, bezpečnostních opatření nebo jiných závažných okolností, které znemožňují realizaci akce v původně sjednané podobě. V takovém případě Vltavora nabídne Klientovi náhradní řešení, případně přiměřenou kompenzaci dle dohody stran.

7. Odpovědnost a bezpečnost

Vltavora odpovídá za profesionální přípravu a organizaci událostí v souladu s uzavřenou smlouvou a těmito obchodními podmínkami. Zároveň klade důraz na bezpečí účastníků a společenský, nehazardní charakter veškerých aktivit.

V rámci odpovědnosti a bezpečnosti platí zejména následující pravidla:

• Vltavora zajišťuje průběh událostí tak, aby byl v souladu s platnými právními předpisy a interními bezpečnostními standardy.
• Klient je povinen předat účastníkům potřebné informace k bezpečnému průběhu akce a dbát pokynů personálu Vltavory.
• Offline pokerová zábava a další interaktivní aktivity jsou navrženy jako společenské hry bez finančních výher. Účastníci nejsou oprávněni do programu vnášet finanční sázky nebo jakékoliv prvky, které by měnily charakter aktivit na hazardní či sázkové.
• Vltavora neodpovídá za škodu způsobenou jednáním účastníků, která je v rozporu s poskytnutými pokyny, právními předpisy nebo běžnými zásadami bezpečného chování.
• Klient odpovídá za případnou škodu způsobenou účastníky, kteří se akce účastní na jeho pozvání nebo v jeho zastoupení, a zavazuje se uhradit náklady na opravu nebo náhradu poškozeného majetku podle skutečně vzniklé škody.

V případě, že by se účastník nebo Klient pokusil spojit služby Vltavory s nelegálními nebo hazardními aktivitami, je Vltavora oprávněna účast takové osoby na akci ukončit a zamezit pokračování aktivit, které jsou v rozporu s těmito obchodními podmínkami a právním řádem.

8. Ochrana osobních údajů

Při poskytování služeb zpracovává Vltavora osobní údaje Klientů a případně i účastníků událostí v rozsahu nezbytném pro přípravu, organizaci a realizaci sjednaných služeb. Zpracování osobních údajů probíhá v souladu s Nařízením (EU) 2016/679 (GDPR) a souvisejícími právními předpisy České republiky.

V rámci zpracování osobních údajů platí zejména následující zásady:

• osobní údaje jsou zpracovávány pouze pro účely související s přípravou a realizací událostí, předložením nabídky, komunikací s Klientem a plněním smluvních a zákonných povinností Vltavory;
• osobní údaje jsou uchovávány po dobu nezbytnou k naplnění uvedených účelů a následně bezpečně likvidovány nebo anonymizovány, pokud neexistuje zákonný důvod k delšímu uchování;
• Vltavora dbá na technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, zneužitím či ztrátou;
• osobní údaje mohou být předány třetím osobám pouze tehdy, pokud je to nezbytné pro realizaci sjednaných služeb (například spolupracujícím dodavatelům) nebo pokud tak stanoví právní předpis.

Podrobnější informace o rozsahu, účelech a právních základech zpracování osobních údajů, včetně práv subjektů údajů (právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, námitku nebo přenositelnost údajů), jsou uvedeny v samostatném dokumentu Zásady ochrany osobních údajů dostupném na webu Vltavory.

V případě dotazů k ochraně osobních údajů nebo uplatnění práv může Klient kontaktovat Vltavoru prostřednictvím stránky Kontakt.